Przed nami wizja kolejnego lockdownu.

Sieć jest już przepełniona artykułami na temat pracy zdalnej. Mnóstwo dobrych rad. Dywagacje na temat zarządzania zespołem zza biurka własnego domu pracownikami w 34 czy 108 lokalizacjach są na porządku dziennym. Nie ma już luźnych pogadanek przy parzeniu kawy, czy spontanicznych zebrań. Przecież już nie podejdziesz po pracowników mówiąc „Jak macie chwilę, to chodźcie do konferencyjnej, to pogadamy o projekcie”. Wszystko teraz trzeba planować, ogłaszać oficjalnie czy pisać procedurę, jak teraz możemy z sobą rozmawiać.

Z dnia na dzień musieliśmy się przestawić na pracę z różnymi narzędziami, które miały umożliwić nam wykonywanie codziennych obowiązków. Z tygodnia na tydzień szło nam coraz lepiej. Niektórzy mieli możliwość (czy szczęście) wrócić do biura, a wiele osób od ośmiu miesięcy pracuje „z domu”.

Tam, gdzie było to możliwe, nawet 100% pracowników zaczęło wykonywać swoje obowiązki z domu. Niektóre firmy zrezygnowały z wynajmowania biur, niektóre musiały przeorganizować zasady pracy w biurze czy na produkcji dzieląc pracowników w zespoły i wyznaczając dni, kiedy mogą pojawić się w budynku firm. Wiele zmian. Znam firmy, które wysyłały pracownikom fotele do domów, oferowały wypożyczenie komputera, drukarki i innych niezbędnych sprzętów do pracy.

Według badań przeprowadzonych przez PwC aż 74% firm ma w planach zwiększenie zakresu tej formy wykonywania zadań przez pracowników po zakończeniu pandemii. Podobnie podchodzi do tematu Business Centre Club, oto fragment wydanego przez nich komunikatu:

„Jak pokazały doświadczenia ostatnich miesięcy, praca zdalna była i jest szeroko wykorzystywanym narzędziem organizacji pracy. Co więcej, jak wynika z raportu Devire, dwóch na trzech kandydatów chętniej wybierze ofertę, która zapewnia częściowy lub pełny wymiar pracy zdalnej. Oznacza to, że jest to rozwiązanie pożądane przez pracowników, zwiększające atrakcyjność danego stanowiska pracy.”

Badanie przeprowadzone przez DELab UW, przedstawia, że blisko 50% badanych deklarowało, iż pracuje zdalnie, tylko 40% Polaków podkreśliło, że nadal regularnie udaje się do tradycyjnego miejsca pracy. Częściej praktykują to mężczyźni (44%) – w przypadku kobiet odsetek ten wynosi tylko 31%.

Praca zdalna – negatywne strony

Drugą stroną medalu jest przedstawienie negatywnych skutków pracy. Tu znowu powołam się na badanie DELab. Aż dwóch na trzech pracowników wykonujących obowiązki z domu doświadcza problemów związanych z takim trybem pracy. 42% badanych narzeka na brak odpowiedniego miejsca, które umożliwiałoby pracę w skupieniu i ciszy, brak krzesła, stołu. Pewnie wielu z was widziało zdjęcia osób pracujących przy desce do prasowania. Niektórzy przyjmowali to z uśmiechem, inni grzmieli „ A co z ergonomią pracy?!”.

39% pracowników, którzy są rodzicami, deklaruje wyraźne trudności w łączeniu pracy zdalnej i opieki nad dziećmi. Aż 1/3 z nich przyznaje, że współużytkuje sprzęt komputerowy, który potrzebny jest także ich dzieciom, z czym związane są dodatkowe problemy techniczne. Tu świetnie sprawdzają się regulowane biurka. Jeśli korzystasz z biurka dziecka, to wiesz o czym mówię😊 a dla pozostałych śpieszę z wyjaśnieniem. Gdy dziecko ma lekcje on-line, to biurko ustawi na odpowiedniej wysokości „nie zabijając” swojego kręgosłupa a jak mama czy tata musi podłączyć się do wideokonferencji, to podnosi „stół roboczy”. I każdy jest zadowolony, nawet ci od ergonomii.

54% badanych przyznaje się, że mają poczucie przeciążenia obecną sytuacją, choć „jakoś” udaje im się pogodzić wszystkie obowiązki.

Praca zdalna – pozytywne aspekty

Niektórzy nasi klienci mówią, że praca, nauka, szkolenia ona-line są dla nich świetnym rozwiązaniem. Wielu z nich twierdzi, że łatwiej skupia się na zadaniach będąc w domu, a co za tym idzie ich efektywność pracy jest większa. Słyszę również, że teraz łatwiej połączyć im pracę z „działaniami poza pracą”. Skąd? Dotąd czas przeznaczony na dojazd możemy wykorzystać na ćwiczenia, poranny kurs języka obcego, czy dłużej pospać, albo pobyć z rodziną. Obecnie większość szkoleń, audytów czy konsultacji prowadzimy w wersji on-line i też dostrzegamy w tym pozytywne strony.

W marcu zastanawialiśmy się, kiedy wrócimy do „starej rzeczywistości”, ale raczej nie ma już co o tym myśleć. Mamy nową rzeczywistość. Musimy się do niej przyzwyczaić i skupić na pozytywnych aspektach. I oczywiście musimy się nauczyć pracować zdalnie przeciwdziałając problemom, które dotychczas udało nam się zidentyfikować.

Dotychczas wiele było sytuacji wykluczenia sporej grupy pracowników z aktywności zawodowej.

Kobiety miały utrudnione powroty po urlopie wychowawczym. Sama usłyszałam kiedyś, że nie ma opcji pracy zdalnej, bo „się nie da”, albo „ jak niby będziesz pracować zdalnie, to będzie dzień stracony”. Jednak okazało się, że można. Wiele firm nie ma z tym problemu. Osoby niepełnosprawne również wskazują na większe możliwości rozwoju zawodowego. Nie muszą pokonywać codziennie „schodów” na swojej drodze do pracy lub walczyć o podjazd dla wózka inwalidzkiego.

Często pojawia się też hasło „stres”. Ile razy widziałam wbiegającego do sali szkoleniowej zdenerwowanego uczestnika, który tłumaczył swoje spóźnienie szukaniem miejsca parkingowego, biura/sali czy korkami… ( tłumaczeń pojawia się więcej). Teraz na pytanie „z jaką energią zaczynacie, jak rozpoczął się dzień?” często słyszę:

– A fajnie, nie musiałam/musiałem stresować się dojazdem, nie traciłam/traciłem czasu na parkowanie i na pewno nie dostanę mandatu, dłużej pospałam/pospałem, mam cieplutką kawę i miękkie kapcie, a co u was dobrego?” albo „Dopiero teraz mam czas na dokształcanie, bo jest więcej możliwości.” „ Świetnie, że macie szkolenia on-line, bo teraz mogę w nich uczestniczyć ponosząc niższe koszty”.

Jednak nie zawsze jest tak kolorowo. Mamy duży problem z depresją czy wypaleniem zawodowym. Przenikanie się pracy z życiem prywatnym bywa kłopotliwe, męczące. Tym samym spada nasza motywacja czy poziom identyfikacji z pracodawcą a nawet z zespołem, z którym jeszcze niedawno miałam taką fajną relację. Bywa czasem, że nawet nie wiem z kim współpracuję teraz w zespole, bo kogoś zwolnili, ktoś odszedł, ktoś nowy teraz jest… Poczucie izolacji, wycofanie pojawia się w naszej codzienności coraz częściej. I oczywiście dochodzi poczucie niepokoju „o jutro”. Zadajemy sobie pytanie, co nas czeka, czy mnie zwolnią, czy mogę przyjść do biura, czy dziecko poradzi sobie z lekcjami on-line, czy będę mogła spokojnie prowadzić spotkanie z klientem czy znowu dziecko będzie płakać, a sąsiad spod „trójki” będzie się wwiercał w ścianę. To wszystko mocno negatywnie na nas wpływa, a „dzień pacy” rozmywa się… ciągle pracuję, wieszam pranie, pracuję, gotuję, pracuje, dzwonię i tak od marca…i nie mam sił. I jako menager słyszysz to od swoich pracowników i być może myślisz sobie „mam to samo” ,a jednak musisz zmotywować tego pracownika do działania, do pracy, do życia.

Kilka zasad, które dają pozytywne rezultaty:

  1. Jasny cel- jasne określenie zadań, ustalenie zasad, opisanie oczekiwań, przedstawienie zależności, sparafrazowanie ich przez pracownika, po to by mieć pewność, że dobrze się rozumiecie.
  2. Narzędzia pracy- nie chcę wchodzić w konkretne marki czy rozwiązania, ponieważ ważne jest dopasowanie odpowiednich narzędzi do naszej organizacji; stwórzmy sobie wirtualny „pokój” do szybkiej komunikacji, do prowadzenia konferencji, do oficjalnych wiadomości wysyłanych „do wszystkich”.
  3. Przynależność do zespołu- nawyki pracy- rytuały: może to być poranna odprawa trwająca kilka minut. Po co to robimy? By każdy pracownik miał poczucie ważności swojej pracy; pomimo tego, że każdy z nas może o różnej porze zaczyna pracę, to powinniśmy mieć określony czas na spotkanie całego zespołu, także na spotkania nieformalne i zapytanie „ co u Was?”
  4. Plan i dobra organizacja czasu pracy- harmonogram pracy- zarządzanie kalendarzem, transparentność działań, spotkań.
  5. Środowisko pracy- właściwa komunikacja- nagradzanie pracowników- podzielenie się dowiezieniem projektu i uczczeniem tego faktu, docenianie nawet małych sukcesów oraz stałe wspieranie i motywowanie zespołu.

Pamiętam rozmowy z klientami z marca czy kwietnia, gdy mówiłam im o employee experience i well-beingu. Część z nich patrząc na mnie mentalnie pukali się w czoło. „O czym Ty kobieto mówisz? Zwolnienia, pandemia, jakie pozytywne doświadczenia czy dobrostan pracowników…?” Przez ostanie osiem miesięcy słyszałam wiele historii, wśród nich jest mnóstwo pozytywnych przykładów dbania o pracowników, udzielania przez pracodawców wsparcia oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Myślę, że teraz tym bardziej praktyki pro-wellbeingowe zyskują na znaczeniu. Ważne by skutecznie zadbać w tym szaleństwie o ludzi, stworzyć im odpowiednie środowisko pracy, wyznaczyć cele komunikować i motywować. Przede wszystkim rozmawiać- słuchać i słyszeć.

Pamiętaj jednak, że każdy z nas jest inny, warto patrzeć na potrzeby naszych podwładnych przez ich a nie nasz pryzmat. Więcej na ten temat dowiesz się na moich szkoleniach- Anna Praska.