Zobowiązany do przedłożenia sprawozdania jest podmiot używający w swoich czynnościach f-gazów – w tym przypadku jest to serwis. Natomiast z definiowaniem operatora np. w zakresie konieczności założenia odpowiednich kart urządzeń, należy być ostrożnym. Do zarejestrowania urządzeń eksploatowanych na terenie firmy zobowiązany jest ich operator. Pomimo tego, że firma zewnętrzna zarządza urządzeniami i dokumentacją eksploatacyjną, to, żeby móc traktować ich jako operatora, muszą być spełnione warunki określone w ustawie.

Zgodnie z nią operator ma sprawować faktyczną kontrolę nad technicznym działaniem urządzenia, która w dużym skrócie polega na:
· pełnym dostępie do urządzenia, umożliwiającym nadzorowanie jego elementów oraz możliwości udostępnienia osobom trzecim;
· codziennej kontroli działania, w tym podejmowaniu decyzji o jego włączeniu albo wyłączeniu;
· podejmowaniu decyzji w sprawach finansowych i technicznych, dotyczących modyfikacji urządzenia, np. wymiany poszczególnych elementów.
Jeżeli umowa z firmą zewnętrzną precyzuje, że wykonuje ona wszystkie wymienione powyżej czynności, to może pełnić rolę operatora. Jeśli nie – to właściciel urządzeń jest zobowiązany do założenia konta w rejestrze i kart dla urządzeń.