Agencja pośrednictwa pracy przejmuje większość obowiązków w tym starania o pozwolenie na pracę, jeśli jest konieczne. Obywatele Ukrainy podejmujący pracę przez maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy nie muszą mieć takiego pozwolenia. Wcześniej jednak właściwy powiatowy urząd pracy musi zarejestrować pisemne oświadczenie firmy o zamiarze powierzenia wykonywania pracy temu cudzoziemcowi. Szczegóły określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz.U. 2015.588). Najlepiej aktualne informacje sprawdzić jeszcze w Urzędzie Wojewódzkim – w wydziale zajmującym się pozwoleniami na pracę.
Istotne są również kwestie BHP – tu musi zadziałać już zainteresowana zatrudnieniem firma. Należy zadbać o bezpieczeństwo analogicznie jak u polskich pracowników. Konieczne jest sprawdzenie zgodności ukraińskich świadectw, szkoleń, kwalifikacji czy certyfikatów z polskim prawem. Dobrym przykładem mogą być uprawnienia energetyczne uzyskane na Ukrainie, które nie są ważne w Polsce. Jeśli dochodzi do tego nieznajomość języka polskiego, to np. do pracy przy obsłudze maszyn należy przetłumaczyć instrukcje pracy czy obsługi. Również szkolenia wstępne w zakresie BHP prowadzone muszą być w języku zrozumiałym dla pracownika.