Kolejne metody, które mogą pomóc we właściwym zarządzaniu czasem to:

Metoda Pomodoro

Aby ją wdrożyć, konieczna jest spisana lista zadań, długopis oraz czasomierz. Czyli niewiele. Główną zasadą pracy jest podział jej na 25-minutowe odcinki czasu. W trakcie każdych z 25 minut należy skupić się tylko na jednej czynności, którą należy wykonać od początku do końca. Kiedy czasomierz oznajmia koniec odcinka pracy, należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Po każdych 4 cyklach należy zrobić sobie dłuższą przerwę.

Metoda GTD

Główne założenia metody GTD to z jednej strony zwiększenie komfortu życia poprzez uszeregowanie codziennych spraw, uporządkowanie ich oraz ułatwienie skupienia na tych elementach, które wymagają realnego podjęcia działań. Z drugiej strony, mają na celu sukces osoby, która działa zgodnie z jej założeniami. Jako sukces definiuje się tutaj osiągnięcie zaplanowanych celów, załatwienie bieżących spraw bez konieczności zbędnego obciążania pamięci. Działając zgodnie z tą metodą powinniśmy zwiększyć swoją produktywność oraz właściwie dobierać sposoby działania do statusu oczekujących na wykonanie zadań. GTD jest metodą, którą możemy stosować w pracy, jak również w życiu prywatnym.

Masz przed sobą 5 kroków:

1. Kolekcjonowanie

Zapisz wszystkie zadania. Istotne jest skrupulatne notowanie wszystkich planów, informacji i pomysłów, które czekają na realizację w przyszłości. Nie jest ważne, w jakiej formie zostaną one zgromadzone (zapisów w notesie, w arkuszu, kalendarzu czy w dedykowanej aplikacji na smartfonie), istotne jest jednak, by mieć poczucie, że zbiór przyszłych wyzwań jest kompletny. Nie ma znaczenia również, czy plany dotyczą „małych” rzeczy (np. wykonania telefonu do klienta), czy „dużych” (zmiana pracy), ważne by wszystkie one zostały umieszczone w jednym miejscu. Ja korzystam z tabeli/wzoru oraz linii czasu. Wsparciem może się okazać SMART oraz analiza SWOT.

2. Analiza

To ważny etap, w którego trakcie regularnie (np. co dwa dni) wraca się do zbioru swoich przyszłych wyzwań i zadaje pytanie, czy dany problem wymaga natychmiastowej reakcji. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zgodnie z przyjętymi zasadami można wykonać następujące czynności: wykonać zadanie natychmiast (jeśli nie zajmie to dłużej niż dwie minuty), delegować innej osobie lub umieścić je w kalendarzu pod konkretną datą. Jeśli dany projekt nie wymaga natychmiastowego działania, należy wybrać jedną z możliwych aktywności: przeniesienie do archiwum, umieszczenie na liście „być może/w przyszłości” lub też usunięcie, jeśli dana czynność będzie jedynie niepotrzebnym marnowaniem czasu.

Zajmując się analizą oczekujących spraw, warto pamiętać, by rozpoczynać od najstarszych spraw z naszej listy, zajmować się tylko jedną sprawą naraz, a także nie odkładać zadań z powrotem na półkę, bo w ten sposób niepotrzebnie gromadzą się czekające zadania.

3.  Porządkowanie

Na tym etapie zaleca się pogrupowanie problemów we wspólne konteksty (np. telefony, maile czy spotkania), co przyspieszy i ułatwi wykonywanie zaplanowanych zadań. Innym ważnym aspektem poruszanym przy kwestii porządkowania są projekty, czyli czynności, które są sumą pojedynczych działań. Zgodnie z metodą GTD należy uświadomić sobie i szczegółowo rozpisać części składowe projektów, by wyznaczyć czas i sposób ich wykonania.

4. Przegląd

Zaleca się regularne (codzienne) analizowanie stanu realizowanych zagadnień. Przynajmniej raz w tygodniu warto według metody GTD zrobić pełny przegląd, który będzie weryfikacją stanu realizacji wszystkich zadań i projektów. Warto na to poświecić kilkanaście minut w piątek lub w niedzielę, by mieć jasny plan działania na przyszły tydzień.

5. Realizacja

Na tym etapie można przystąpić do efektywnego wypełniania swoich zawodowych obowiązków. Warto jednak pamiętać o pozostawieniu przestrzeni czasowej na nieprzewidziane wyzwania.

Zasady zarządzania czasem. Złote rady

Każda z wyżej opisanych technik jest pomocnym i skutecznym narzędziem. Jednak planując swój czas pracy, należy również pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które sprawdzą się nawet, jeśli nie będzie się stosować żadnej z nich. Zawsze planuj swój dzień, a  listę zadań do wykonania spisz na papierze lub w wersji elektronicznej. Nie polegaj na swojej pamięci. Zapisz! Lista zadań powinna być podzielona na priorytety, a dzień powinno się zaczynać od najważniejszych czynności. Realizację planu należy systematycznie kontrolować i konsekrowanie realizować, na odstępstwa można sobie pozwolić tylko w wyjątkowych sytuacjach. Pomyśl i zapisz, co sobie powiesz, gdy spadnie Ci motywacja. W zarządzaniu czasem konieczne jest też zapanowanie nad jego pożeraczami i rozpraszaczami oraz nie zapominać o odpoczynku i chwili relaksu. Przydatne jest również prowadzenie kalendarza. Zarządzając swoim czasem, dobrze jest wystrzegać się doskonałości i perfekcjonizmu. To najczęściej nas gubi. Nikt nie jest idealny, a plan nie zawsze da się zrealizować w 100% – ustalenie pewnego marginesu eliminuje pośpiech, stres i demotywację. Uporządkowanie i zhierarchizowanie przyszłych projektów pomoże Ci w ich terminowej realizacji oraz ułatwi zarządzania sobą w czasie zwiększając tym samym kontrolę nad swoim życiem.

Najważniejsze, byśmy dobrali „metodę” najwygodniejszą i najefektywniejszą w stosunku do swoich potrzeb. Życzę powodzenia. Zrób to! Zacznij pracę na jednym narzędziu, nie poddawaj się po dwóch tygodniach, pracuj dalej i wyciągaj wnioski, koryguj, działaj. Efekty zobaczysz po kilku tygodniach. Następnie testuj inną metodę. Nie zniechęcaj się.

Artykuły w serii:

  1. Zarządzanie czasem cz.1 – Wstęp i zasada TRZOS
  2. Zarządzanie czasem cz.2 – Metoda APLEN
  3. Zarządzanie czasem cz.3 – Metoda Pomodoro i GTD