Kolejna metoda, odwołująca się również do zasady 60/40, nazywa się metodą ALPEN. Jest to prosta metoda zarządzania czasem, ułatwiająca planowanie zadań do wykonania w ciągu dnia; składa się z 5 etapów. Nazwa jest akronimem od słów z języka niemieckiego.

APLEN

A – Aufgaben czyli zadania.

W pierwszym kroku sporządź listę zadań do wykonania na dany dzień. Listę na kolejny dzień najlepiej przygotuj wieczorem. Na jej sporządzenie zazwyczaj będziesz potrzebować od 10 do 20 minut. Na liście należy umieścić zadania:

  • z planu tygodniowego,
  • niezrealizowane w poprzednim dniu zadania i czynności,
  • zadania z terminem realizacji na jutrzejszy dzień,
  • zadania, które pojawiły się dzisiaj i trzeba je wykonać, zadania rutynowe.

L – Länge schätzen- czyli szacowanie czasu trwania i zsumowanie go.

Każdemu zadaniu należy przypisać wartości minutowe/godzinowe. Staraj się robić to realnie. Jeżeli masz stworzyć ofertę dla klienta i pamiętasz, że poprzednia skuteczna oferta zajęła Ci 2 godziny, to nie planuj na to zadanie 30 minut, bo albo je przełożysz, albo oferta będzie słabej jakości.

P – Pufferzeiten einplanen- czyli planowanie buforu czasowego.

Teraz, mając już obliczony czas – zaplanuj swój dzień. W praktyce chodzi o to, żeby zaplanować jedynie 60% czasu do dyspozycji, czyli np. 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy, w tym różne przerwy i pauzy. Pozostałe 40% traktuj jako rezerwę na sprawy nieprzewidziane – może to być też Twoja przestrzeń kreatywności. Trzymając się tej zasady 60/40 jedną pozytywną rzecz zauważysz od razu – pozbędziesz się stresu. Praktycznie nie musisz się trzymać dokładnie owych 40%. Jeżeli Twój przeciętny dzień jest przewidywalny i z reguły pojawia się w nim mało nagłych sytuacji, być może zdołasz zaplanować nawet 80% czasu. Jeżeli Twoje zadania polegają głównie na obsłudze klientów i nie wiadomo ilu ich do Ciebie przyjdzie, zaplanuj tylko 30% czasu. Może się zdarzyć, że tak duża rezerwa nie będzie w danym dniu potrzebna. Możesz zająć się działaniami, które były w planie na kolejny dzień, możesz zrobić porządki albo zastanowić się nad jakimiś nowym projektem. Dlatego warto też prowadzić matrycę Eisenhowera, ale o niej za moment.

E – Entscheidungen treffen- czyli podejmowanie decyzji.

Mając całą listę zadań możemy wyznaczyć im priorytety i delegować działania, stosując Macierz Eisenhowera lub Metodę ABC, czy zasadę Pareto. Priorytetyzacja pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach, czyli tych, od których najbardziej zależy ogólny sukces. Na tym etapie dobrze jest wpisać swoje zadania do kalendarza.

N – Nachkontrolle, czyli kontroluj realizację i postęp prac.

Odhaczaj, co zostało zrealizowane, a rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś na kolejny termin. W praktyce zajmuj się tym etapem na koniec dnia pracy (można też połączyć to z planowaniem dnia następnego). Sprawdź, których zadań nie wykonałeś i przepisz je na kolejny dzień. Zazwyczaj jest tak, że nie uda Ci się zrobić wszystkiego. To normalne, więc nie przejmuj się tym zbyt mocno i nie biczuj się. Chyba, że zrobiłeś tylko zadania z kategorii C, a zapomniałeś o tych z kategorii A i B.

Planując według Metody Alpen należy pamiętać o każdym z powyższych punktów. To naprawdę nie jest zbyt problematyczne, a z czasem stanie się dla Ciebie automatyczne. Będzie to kolejny pozytywny nawyk, dzięki któremu pozbędziesz się stresu związanego z nadmiarem niewykonanych zadań. A może już wykorzystujesz tę metodę?

Zasada Pareto

W zarządzaniu czasem pracy pomoże wdrożenie w życie Zasady Pareto, inaczej nazywanej metodą 80/20. Mówi ona, że 20% czynności wykonywanych w ciągu dnia wpływa na 80% rezultatów. Pozostałe działania, których się podejmujemy, są tymi mniej ważnymi i istotnymi. Ustalenie, które z obowiązków można uznać za priorytety i wyeliminowanie tych najmniej ważnych sprawia, że zyska się sporo wolnego czasu.

Kwadrat Eisenhowera

Pomaga on podzielić zadania i nadać im priorytety. Obowiązki w Matrycy Eisenhowera zyskują cztery statusy: pilne- ważne, niepilne- ważne, pilne- nieważne oraz niepilne- nieważne. Nie ma chyba potrzeby dodawać, na których w pierwszej kolejności należy się skupić. Podobnie do Matrycy Eisenhowera w zarządzaniu czasem działa metoda ABC. Mówi ona, że w grupie A, czyli najważniejszych czynnościach, których nie można delegować innym, znajduje się tylko 15% wszystkich działań. Wydrukuj taki arkusz, wpisz w odpowiednie rubryki wszystkie zadania, zastanów się nad tym jakie działania możesz oddać.

Kolejne metody już w następnej części artykułu. Zapraszamy…

Artykuły w serii:

  1. Zarządzanie czasem cz.1 – Wstęp i zasada TRZOS
  2. Zarządzanie czasem cz.2 – Metoda APLEN
  3. Zarządzanie czasem cz.3 – Metoda Pomodoro i GTD