Jednym z najważniejszych elementów opracowywania, uruchamiania oraz prawidłowego funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością

jest stworzenie odpowiedniej dokumentacji systemowej, która będzie nie tylko źródłem informacji o strukturze działania danej organizacji, ale również będzie informowała, że system został wdrożony i odpowiednio funkcjonuje. – czy można podzielić to na dwa zdania?

Co do zasady struktura dokumentacji jest zazwyczaj przedstawiana w postaci piramidy. Wynika to przede wszystkim z konieczności wzajemnego podporządkowania informacji oraz zastosowania tzw. hierarchii ważności, która zapewnia przejrzystość i zrozumiałość zawartych w dokumentacji elementów.

Przedstawiona w formie piramidy dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością jest złożona z czterech części/poziomów. Do pierwszego należy polityka jakości, księga jakości, a także najważniejsze cele jakości. Na tym poziomie powinny się również znajdować opisy oddziaływania pomiędzy procesami w przedsiębiorstwie, udokumentowane procedury oraz zakres obejmowania Systemu Zarządzania Jakością. Na drugim poziomie powinny się natomiast znaleźć wszystkie procedury, czyli ustalone wcześniej sposoby realizacji konkretnych działań. Trzeci poziom to z kolei najważniejsze instrukcje, które opisują sposoby wykonywania i zapisywania poszczególnych działań w procesie. Ostatni poziom, stanowiący podstawę piramidy hierarchii dokumentacji, to miejsce, w którym znajdują się różnego rodzaju zapisy i formularze. Pełnią one rolę dowodów potwierdzających skuteczność wdrożenia i działania Systemu Zarządzania Jakością.